Аудит сохранности материально-производственных запасов
Аудит сохранности материально-производственных запасов
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
Кафедра экономического
анализа и аудита
КУРСОВАЯ РАБОТА
Аудит сохранности материально-производственных запасов
Выполнила
студентка гр.513
Насырова Н.Т.
Проверил:
Кирпиков А.Н.
КАЗАНЬ – 2006
Содержание
Введение
3
1. Цели и задачи аудита материально производственных
запасов 5
2. Информационная база и последовательность проведения аудита
10
3. Методика
проверки обеспечения контроля за сохранностью
материально-производственных
запасов 16
Заключение
23
Литература
24
Введение
Для осуществления непрерывности процессов
расширенного производства предприятия создают и пополняют запасы
товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов.
В условиях перехода к рыночной экономике и
увеличения объемов производства особую актуальность приобретают вопросы
улучшения качественных показателей использования производственных запасов
(снижение удельных затрат материалов в себестоимости продукции, экономия
ресурсов и др.). Они решаются путем устранения потерь и непроизводственных
расходов, широкого вовлечения в оборот вторичных ресурсов. Улучшению
ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной документации, широкое
внедрение типовых и унифицированных форм, обеспечение строгого порядка
приемки, хранения и отпуска ценностей. Важное значение имеет наличие на
предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и
измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями.
Осуществлению этих задач способствует организация надлежащего экономического
контроля на каждом предприятии.
Аудиторская проверка
материально-производственных запасов (МПЗ) позволяет минимизировать риск
наличия существенных ошибок в учете.
В процессе
проверки аудитор должен установить:
-
реальность
наличия и существования МПЗ;
-
все ли
операции с МПЗ, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в
них представлены;
-
является
ли организация собственником всех МПЗ, т.е. на них имеются имущественные права,
а суммы, отраженные как задолженность, являются обязательствами;
-
правильность
оценки МПЗ и связанных с ними обязательств;
-
правильно
ли выбраны и применялись принципы учета МПЗ.
На каждом предприятии должна быть
разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью
и использованием материальных ресурсов, которая должна предусматривать
подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей.
1. Цели и задачи аудита
материально-производственных запасов
В соответствии с
ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом
Минфина РФ от 09.06.01 №44н, к материально-производственным запасам (МПЗ)
относятся активы:
-
используемые
в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной
для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
-
предназначенные
для продажи;
-
используемые
для управленческих нужд организации.
К таким активам относятся сырье, материалы,
топливо, полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тара, товары,
готовая продукция.
Целью аудита МПЗ
является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям
материальных ценностей «Запасы» и о соответствии применяемой в организации
методики учета и налогообложения, действующим в Российской Федерации
нормативным документам.
Это достигается
проведением проверок на существенность, дополняется проверкой структур
контроля, системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит
от характера запасов организации и их важности для бухгалтерских отчетов.
Проверка запасов
рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина
существенна.
Основными
задачами аудита материально-производственных запасов на предприятии является
проверка:
- состояния
учета, хранения и эффективности использования материальных ресурсов;
- соответствия
фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям
предприятия;
-
выявления
непригодных для использования ценностей с определением суммы причиненного
ущерба и виновных лиц;
- полноты и
своевременности оприходования, законности и целесообразности расходования и
списания МПЗ;
- обоснования и
соблюдения установленных норм расхода сырья, материалов, топлива,
нефтепродуктов и других ценностей, своевременности и качества инвентаризаций и
правильности принимаемых по результатам ревизии решений.
Для достижения
целей аудита в соответствии с федеральным Правилом №3 «Планирование аудита»
составляется программа аудиторской проверки по разделу
«Материально-производственные запасы», являющаяся частью общей программы аудита.
Перечень
вопросов, подлежащих рассмотрению в ходе аудита МПЗ:
1) Оценка эффективности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ:
-
обоснованность
и оптимальность выбора в учетной политике организационно-технических и
методических аспектов данного участка учета;
-
представление
финансовой информации наиболее эффективным образом в целях ее оптимального
использования уполномоченными лицами;
-
проверка
объективности информации, представленной в бухгалтерской отчетности, об
имеющихся в наличии МПЗ;
-
проверка
организации системы утверждений (наличие приказа об установлении круга лиц,
которым дано право подписывать документы на отпуск МПЗ со склада).
2) Проверка обеспечения контроля за наличием и сохранностью МПЗ:
-
организация
складского хозяйства для различных видов МПЗ;
-
соблюдение
условий хранения (обеспечение измерительными приборами);
-
правильность
классификации и группировки МПЗ (сырье, основные и вспомогательные материалы,
запчасти и т.д.);
-
правильность
хранения собственных МПЗ и находящихся в организации на иных условиях (на
ответственном хранении, на комиссии, давальческое сырье);
-
организация
материальной ответственности за МПЗ;
-
организация
аналитического учета МПЗ;
-
организация
проведения инвентаризации МПЗ;
-
соблюдение
сроков проведения инвентаризации МПЗ согласно учетной политике;
-
правильность
отражения в учете результатов инвентаризации (проверка материалов о результатах
годовой инвентаризации МПЗ).
3) Проверка правильности документального оформления движения МПЗ:
-
наличие
первичных документов, подтверждающих движение МПЗ;
-
применение
унифицированных форм первичной учетной документации;
-
особенности
документального оформления (соответствие содержания первичного документа сути
хозяйственной операции).
4) Проверка полноты и своевременности оприходования материальных
ценностей:
-
наличие и правильность оформления договоров;
-
соответствие поступающих МПЗ условиям договоров;
-
реальность кредиторской задолженности по МПЗ;
-
правильность учета неотфактурованных поставок и МПЗ
в пути.
5) Проверка правильности оценки МПЗ при их оприходовании и списании в
производство:
-
правильность оценки МПЗ в текущем учета и в
балансе;
-
правильность формирования учетной стоимости
отечественных и импортных материальных ценностей и соблюдение условий договоров
и учетной политики.
6) Проверка использования материальных ценностей на производственные и
другие цели:
-
законность и целесообразность расходования МПЗ;
-
использование МПЗ по различным направлениям
деятельности;
-
правильность оценки МПЗ при их списании.
7) Проверка правильности отражения материальных ценностей на счетах
бухгалтерского учета:
-
отражение операций оприходования и списания МПЗ в
регистрах синтетического учета;
-
вопросы налогообложения, связанные с оприходованием
и списанием МПЗ;
-
сверка данных синтетического и аналитического
учета;
-
правильность списания недостач и порчи МПЗ.
Поставленные задачи решаются путем
выполнения определенного набора аудиторских процедур, которые выбираются при
планировании аудита и в ходе проверки уточняются. Советом по аудиторской
деятельности при Минфине РФ 23 апреля 2004г. утверждены Методические
рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей
материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности (протокол от
22.04.04 №25). Данные методические рекомендации содержат описание основных
аудиторских процедур, выполнение которых позволит получить необходимые
доказательства достоверности показателей отчетности в отношении наличия и
движения МПЗ. Методика носит рекомендательный характер и может быть принята за
основу при разработке внутрифирменных стандартов аудита МПЗ. К каждой процедуре
разработаны свои рабочие документы. Они представлены в виде таблиц.
Профессиональное сообщество аудиторов рекомендует в ходе проведения аудита МПЗ
осуществить 40 процедур. Все они разбиты на три этапа. На первом этапе
выполняются процедуры подготовки и планирования аудита (9 процедур). Здесь
производится оценка степени надежности внутреннего контроля. Для этого аудитор
должен использовать тесты внутреннего контроля учета МПЗ и получить от
работников бухгалтерии ответы на вопросы, которые позволят ему определить,
какие процедуры необходимо использовать при дальнейшей проверке. На втором
этапе осуществляются процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу (29
процедур). И, наконец, третий этап носит заключительный характер, связанный с
анализом ошибок и их влиянием на показатели отчетности (2 процедуры).
Конкретный порядок проведения процедур и
их содержание должны определяться исходя из особенностей хозяйственной
деятельности проверяемой организации.
2.
Информационная база и последовательность проведения
аудита
Информационной
базой для проверки материально-производственных запасов являются:
- нормативные
документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей;
- приказ об
учетной политике;
- первичные
документы по оформлению операций с МПЗ;
-
организационно-правовые документы и материалы;
- бухгалтерская отчетность
предприятия и бухгалтерские регистры по учету МПЗ.
Перечень нормативных документов,
используемых при проверке МПЗ, включает как документы общего регулирования
бухгалтерского учета (законы, постановления Правительства, приказы Минфина РФ),
так и документы учитывающие специальные и отраслевые особенности (приказы
министерств и ведомств, различные положения, инструкции, рекомендации).
Приступая к проверке, аудитору необходимо
получить информацию о выбранных способах и методах учета по данному участку
проверки. В соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет
материально-производственных запасов» в приказе об учетной политике должна
содержаться информация о методологических аспектах учета МПЗ:
-
порядок
учета приобретения (заготовления) МПЗ;
-
методы оценки
МПЗ по их видам при списании;
-
порядок
определения учетных цен.
Руководство организации-клиента зачастую
недооценивает важность сведений, заложенных в учетной политике, хотя выбор того
или иного учетного принципа предопределяет финансовый результат. Отсюда
возможны различного рода манипуляции и нарушения. Наиболее распространенными из
них являются несоблюдение или непоследовательность применения выбранных
способов учета.
В качестве приложений к учетной политике
предприятия в составе информации организационно-технического направления должны
содержаться:
-
документооборот по материально-производственным
запасам;
-
рабочий план счетов (применяемые счета для учета
материальных ценностей);
-
количество и сроки планируемых инвентаризаций МПЗ.
Первичные документы,
которыми оформляют операции с МПЗ, зависят от видов и групп материальных
ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов
должны содержать все необходимые реквизиты. К таким документам относятся:
доверенности на получение материальных ценностей, приходные ордера, акты о
приемке и списании материалов, лимитно-заборные карты, требования-накладные,
товарно-транспортные накладные, товарные и материальные отчеты, карточки
складского учета.
К
организационно-правовым документам и другим материалам относятся:
-
протоколы
заседаний совета директоров, решения учредителей и других комиссий. Изучение
этих документов для аудитора особенно важно, если при формировании или
изменении величины уставного капитала организации в качестве вкладов были
внесены сырье, материалы, товары, а также, если дивиденды или доходы
выплачивались материальными ценностями;
-
отчеты
аудиторов за прошлые годы;
-
договоры
на поставку сырья, материалов, товаров и т.д.;
-
договоры
о материальной ответственности.
Достаточно информативными могут оказаться
беседы аудитора с персоналом организации обо всех изменениях в структуре
руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля,
содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.
Информация для
проверки операций с МПЗ содержится в бухгалтерской отчетности предприятия и
бухгалтерских регистрах, в частности, в форме №1 «Бухгалтерский баланс» -
показатели о МПЗ сгруппированы во втором разделе актива баланса с детализацией
по видам (сырье, материалы и другие аналогичные ценности, товары отгруженные,
затраты в незавершенном производстве); в приложении к балансу, пояснительной
записке – раскрывается информация о способах оценки МПЗ, последствиях изменений
способов оценки, стоимости МПЗ, переданных в залог, величине и движении
резервов под снижение стоимости материальных ценностей.
Бухгалтерские
регистры по учету МПЗ могут быть различными. Это зависит от применяемых формы
и способа ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также от видов и
групп имеющихся МПЗ. Но в любом случае аудитор должен проанализировать
регистры синтетического и аналитического учета по счетам 10 «Материалы», 15
«Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в
стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция»,
сальдовые ведомости, книги, карточки складского учета, материалы
инвентаризаций.
Аудиторскую проверку операций с МПЗ
целесообразно проводить в такой последовательности:
-
изучить
положения учетной политики по направлениям данного участка проверки;
-
оценить
степень надежности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ, для этого:
провести обследование складского хозяйства и состояния складских помещений;
изучить организацию материальной ответственности и отчетности
материально-ответственных лиц;
-
проанализировать
состав МПЗ на отчетную дату;
-
определить
объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;
-
проанализировать
движения МПЗ;
-
проверить
правильность оценки МПЗ;
-
выявить
состояние и организацию синтетического и аналитического учета МПЗ.
Приступая к проверке МПЗ, аудитору нужно
выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать
необходимые процедуры проверки.
На формирование
мнения аудитора в отношении достоверности информации о МПЗ оказывают влияние
следующие факторы:
-
полнота
отражения сведений о наличии у организации МПЗ в бухгалтерских записях и
отчетности. Ошибки в полноте отражения операций с МПЗ приводят к занижению
отчетных данных. Например, не отражены в учете товары, поступившие от
поставщика, приобретенные по договору поставки или купли-продажи, так как по
условиям договора они должны оплачиваться после их реализации, однако право
собственности на них возникло в момент их приемки. Или, например, когда
материальные ценности отправлены и получены в декабре проверяемого года, а
отражены в учете в январе-феврале следующего года. На практике бывают случаи,
когда такие документы могут не найти отражения в учете. Подобная ситуация может
возникнуть тогда, когда материальные ценности получает одно предприятие, а
оплачивает их - другое. Обнаружить такие ошибки достаточно сложно, поскольку
проверка учетных регистров не содержит информации о незафиксированных фактах.
Для этого аудитору потребуется сделать выборку из первичных документов или
информации неучетного характера;
-
наличие в
учете операций с МПЗ без достаточных на то оснований. Например, организация
включает в свой баланс имущество, на которое не имеет права собственности, -
материальные ценности, полученные по договорам комиссии. Такие ошибки приводят
к завышению показателей отчетности;
-
соблюдение
принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки
связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е.
отражение их в отчетности другого периода. Нередко на практике полученные
материальные ценности отражают в учете до момента перехода права собственности
на них, и, наоборот, материалы в пути, право собственности на которые уже
перешло к покупателю, в учете не отражают или не приходуют материальные
ценности по неотфактурованным поставкам. Для выявления ошибок в периодизации
аудитору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными
документами;
-
правильность
оценки МПЗ. Например, в фактическую стоимость приобретения импортного сырья не
были включены уплаченные таможенные пошлины. Такие ошибки чаще всего носят
системный характер, так как являются следствием нарушения методологии учета;
-
правильность
отражения МПЗ на соответствующих счетах учета. Такие ошибки могут быть
обнаружены при инвентаризации. К операциям, влияющим на правильность отражения
остатков МПЗ и подсчета себестоимости реализованной продукции в результате
искажения бухгалтерской отчетности относятся:
-
случаи
включения в данные инвентаризации излишних и частично или полностью потерявших
свойства ценностей, которые были списаны в предшествующие периоды;
-
двойной
учет товаров в пути или уже реализованных товаров;
-
случаи
завышения данных об остатках производственных запасов, находящихся на складах
третьих лиц;
-
случаи
включения в данные инвентаризации сведений о ТМЦ, полученных на условиях
комиссии.
Операциями , связанным со
злоупотреблениями, являются:
-
хищение
ценностей в результате действий ряда сотрудников организации или недостаточного
контроля за их сохранностью;
-
получение
сотрудниками организации взяток (денежных или в виде подарков) от поставщиков
за оприходование товаров не в том количестве или худшего качества, чем указано
в предъявленных счетах;
-
фальсификация
отгрузочных документов путем указания реквизитов несуществующих покупателей.
Запасы на конец года могут быть занижены
или завышены из-за неполного или неправильного отражения операций в течение
отчетного периода.
Закупки могут
быть занижены одним из двух способов:
-
операции
не отражены в учете. Такие операции могут быть выявлены при изучении
кредиторской задолженности. Например, сверяя записи в регистрах бухгалтерского
учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных оправдательных
документов, подтверждающих оплату поставщикам за полученные материальные
ценности, аудитор может установить, что некоторые счета не отражены в регистрах
бухгалтерского учета случайно, из-за ошибок в учете, или умышленно;
-
операции
неправильно классифицированы как расходы – проверка операций, которые не были
классифицированы как закупки. Например, стоимость приобретения МПЗ складывается
из всех затрат, связанных с их приобретением. Однако часть таких расходов или
отдельные их виды (стоимость услуг эксперта по определению качества
приобретаемого сырья) могут быть не включены в стоимость МПЗ, а сразу списаны
на расходы.
Объем закупок может быть завышен в случае
неправильной классификации расходов как закупок или отражения фиктивных
операций. Для выявления таких фактов нужно проверить выборку закупок и провести
необходимые аналитические процедуры.
3.
Методика проверки обеспечения контроля за
сохранностью МПЗ
Проверка состояния складского хозяйства и
сохранности МПЗ – одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного
изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады,
кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя
условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность
складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации,
состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация
складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за
сохранностью МПЗ.
Особые контрольные функции в этом отношении
возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии
осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения
материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и
противопожарными средствами и тарой.
В ходе обследования внимание уделяется
проверке организации материальной ответственности работников, связанных с
приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий
обеспечения сохранности МПЗ является разработка и вручение материально-ответственным
лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определены обязанности и
права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их
документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях,
сроки представления отчетов в бухгалтерию и др.
В этой работе наиболее применимыми
считаются процедуры проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ в
виде ответов на вопросы соответствующего теста (табл.1).
Таблица
1
Аудиторский
тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ
|